Das Internet und die neuen Kommunikationsmedien haben sich revolutionär auch in unserer Berufswelt etabliert. Kaum vorstellbar, wie wir heute ohne die Möglichkeiten von digitalen Medien unsere Korrespondenz bewältigen würden. E-Mail hat uns aber auch dahingehend trainiert, wie wir persönliche Gespräche im Geschäftsalltag vermeiden können. Bevor wir zum Telefonhörer greifen, schreiben wir eine E-Mail. Eine E-Mail zu schreiben geht schnell, viel schneller als das Schreiben eines Briefes und erreicht den Empfänger in einem Bruchteil von Sekunden. Außerdem sind wir bei E-Mails nicht an formalen Vorschriften gebunden, so wie sie für das Verfassen eines Briefes gelten und der Empfänger kann auf unsere Nachrichten sofort antworten. Es gibt bei E-Mail keine Portokosten und es können auch umfangreiche Dateien angehängt werden. Um es abzukürzen: Die vielen Vorteile dieser Kommunikationsform beweisen, weshalb sie sich so unverrückbar in unserer Welt verankert hat. Und trotzdem behaupte ich, dass wir mit dem Triumphzug der E-Mail auch ein großes Stück unserer persönlichen Kommunikationsfähigkeit aufgegeben haben. Erst denken, dann sprechen Unsere Eltern haben es uns (hoffentlich) oft gesagt: „Denke zuerst nach, bevor du sprichst.“ Kluge Menschen halten an diesem Prinzip fest, wenn sie nicht absichtlich ihrem Frust freien Lauf lassen wollen. Wer aber erfolgreich im Beruf sein möchte, darf nicht ständig das sagen, was er wirklich denkt. Seltsamerweise neigen wir aber dazu, in einer „schnellen E-Mail“ schlampig mit unseren Formulierungen umzugehen. Zeit ist Geld und alles muss schnell gehen, vor allem Kommunikation. Sprache ermöglicht uns auch mit relativ wenig Zeitaufwand die wesentlichen Dinge gezielt auf den Punkt zu bringen. Mit Schreiben ist das so eine Sache. Eine schriftliche Botschaft wird viel öfter mehrdeutig interpretiert und erzwingt deshalb Rückfragen des Empfängers. Dadurch entstehen dann wiederum die bekannten „Kettenmails“, die sich nicht nur zwischen den ursprünglichen Sendern und Empfängern verzweigen: Nachricht – Antwort mit Rückfrage – Antwort zur Rückfrage – Nochmals eine Rückfrage, diesmal mit einem Dritten in „cc“ – Nachfassen dieses Dritten bei den ursprünglichen Sendern und Empfängern … Wir kennen diese E-Mails, die plötzlich so ziemlich das ganze Unternehmen beschäftigen und dabei ständig an den ursprünglich benötigten Informationen vorbeizielen. Dabei wäre es doch so einfach, den Telefonhörer in die Hand zu nehmen und das persönliche Gespräch zu suchen, um unmissverständlich die Anliegen zu formulieren. Trotz des Mehraufwandes sämtliche E-Mails zu verfassen und zu beantworten, herrscht eine persönliche Kommunikationsblockade vor. Und dabei ist die E-Mail doch auch nur ein Brief mit einem Absendernamen und verstecken in eine vermeintliche Anonymität. Erst mal liegen lassen: E-Mail bedeutet Prioritäten setzen Kein Wunder also, dass E-Mail gar nicht ein so schnelles und immer praktikables Medium ist. Sehr oft wird durch die Vermeidung persönlicher Kommunikation eine wahre E-Mail-Flut erreicht, die es dann zu bearbeiten gibt. Die Lösung von der strikten E-Mail-Kommunikation wird oft durch die Möglichkeit des „Aktenvermerks“ gerechtfertigt. Mündliche Vereinbarungen sind gut, schriftliche Nachweise in Form von E-Mails sind besser. Das stimmt und darin besteht einer der wichtigsten Vorzüge von E-Mail. Trotzdem differenzieren wir nicht zwischen den Vor- und Nachteilen. Dafür können wir bei E-Mail sehr deutlich eine Differenz beobachten, die es zum Beispiel bei…

Das erfolgreiche Bewerbungsschreiben ist der erste Schritt zur neuen Arbeitsstelle. Der zweite Schritt besteht in der Einladung zu einem Bewerbungsgespräch. Dann geht es um die Wurst und eines vorweg: Meine eigenen Erfahrungen mit Leuten aus dem Personalmanagement sind sehr zwiespältig und für die Begegnung mit solchen Menschen sollte man über das eigene Selbstvertrauen eine sehr dicke Haut stülpen. Viele dieser „Personalhändler“ könnte man tatsächlich als Menschenhändler bezeichnen, aber sehr viele Personalmanager agieren auch hochintelligent, wahren Respekt und vermeiden deshalb intime Fragen. Trotzdem sind einige nicht nur berufsbedingt sehr neugierig und passionierte Zeichendeuter. Der erfolgreiche und engagierte Personalscout versucht ständig zwischen den Zeilen zu lesen. Was steht hinter den Aussagen des Bewerbers? Welche Codes können den wahren Charakter eines Kandidaten enthüllen? Es kann daher auch für einen Bewerber recht vorteilhaft sein, etwas mehr über Kommunikationsprozesse und die Deutung versteckter Botschaften während eines Dialogs zu wissen.Das Kommunikationsquadrat nach Friedemann Schulz von ThunEin Bewerber sollte versuchen, während dem Bewerbungsgespräch auch seinen Dialogpartner etwas „auszuspionieren“. Und das ist nur gerecht, denn auch der Bewerber wird noch bevor er seinen Mund öffnet gescannt. Das Kommunikationsquadrat von Friedemann Schulz von Thun ist ein hervorragendes Modell, um einen Kommunikationsprozess und die Deutung von Codes besser zu verstehen. Wir finden dieses Kommunikationsmodell übrigens auch ständig in all den erfolgreichen dramaturgischen Werken. Wenn wir miteinander kommunizieren, dann tun wir das ständig in vierfacher Weise. Das gilt sowohl für den Sender als auch für den Empfänger einer Botschaft. Deshalb ist Schulz von Thuns Modell auch unter dem Namen „Vier-Ohren-Modell“ bekannt geworden.Während des Kommunikationsprozesses senden und empfangen wir ständig vier Informationen. Um es nochmals mit den Worten von Paul Watzlawick zu verdeutlichen: „Wir können nicht nicht kommunizieren.“Sachinhalte und Inhalte in eigener SacheDer Personalmanager sendet Informationen über Fakten und Daten zum Unternehmen und der Bewerber sperrt sein Sachinhaltsohr auf. Er hört möglicherweise Informationen zur Gründung des Unternehmens oder zur Firmenphilosophie. Prinzipiell gibt es auf Sachebene nur Wahrheit und Lüge. Während Daten zur Firmengründung wohl oder übel als wahrheitsgetreue Fakten vom Bewerber übernommen werden, kann er sich bei den Informationen über die bestehende Firmenphilosophie nicht immer sicher sein. Freilich gibt es öffentlich publizierte Firmenleitsätze und ein gut vorbereiteter Kandidat kennt diese auch. Aber ein Personalmanager sollte sich davor hüten, subjektive Eindrücke im Verständnis der Firmenphilosophie einfließen zu lassen. Der Empfänger könnte Abweichungen von Sachinformationen erkennen und zugleich ein Stück Selbstkundgabe des Senders erkennen.Selbstkundgabe und die versteckten CodesEin aufmerksamer Empfänger kann durch Abweichungen in Sachinformationen eine Selbstkundgabe des Senders aufspüren. Was ist das wirklich für ein Mensch? Warum glorifiziert er ständig das Unternehmen und seinen persönlichen Beitrag zum Firmenerfolg? Meint dieser Mensch tatsächlich was er sagt? Ist er tatsächlich so begeistert oder nur ein Blender, der seinen Job macht und eigentlich gar nicht neugierig ist mich näher kennenzulernen? Werden mir in diesem Gespräch nur listenartig die Standardfragen gestellt, die ich von zahlreichen Internetseiten bereits kenne? Oder versucht mich der Personalmanager mit gezielt eingestreuten Fragen zu meinem Privatleben aus der Reserve zu locken?Die Liste solcher Fragen lässt sich beliebig fortsetzen. Als Bewerber oder als Empfänger…

Viel interessanter als die Form eines Bewerbungsschreibens sind der Inhalt und die Dramaturgie in einem Bewerbungsschreiben. Auch hierzu gibt es Konventionen, die sich etabliert haben und zahlreich nachzulesen sind. Der Vergleich mit dramaturgischen Texten könnte sich daher vielleicht lohnen, um neue Strategien der Aufmerksamkeitserregung auszuprobieren.Anfang – Mitte – Schluss Struktur ist alles, weil wir selbst ständig nach Strukturen streben. Genauso wie in einer Geschichte suchen wir auch in einer Bewerbung nach Struktur. Die Bewerbung beginnt mit einer Einleitung. Der Bewerber stellt sich selbst vor und erklärt in wenigen Sätzen, weshalb er sich für die Stelle bewirbt. Dann verdeutlicht er seine Motivationen und seine Qualifikationen. Er bewirbt sozusagen seine eigene Person und setzt am Ende des Mittelteils einen Höhepunkt, vielleicht ein Karrierehighlight, um den Leser endgültig zu überzeugen. Zum Schluss folgt die „Entspannung“. Der Bewerber beendet seine Geschichte und verdeutlicht lediglich, dass er, der Protagonist, mit seiner aufregenden Story unbedingt für das neue Unternehmen arbeiten möchte.Wir finden diese Struktur finden auch nahezu in jedem erfolgreichen Hollywoodfilm. Auch der Protagonist eines Filmes hat nur wenige Minuten Zeit, um seine Motivationen und das Ziel, das er unbedingt erreichen will, zu etablieren. Das Ziel muss klar sein, um Spannung beim Leser erzeugen zu können. Kennt der Rezipient das Ziel nicht, so ist er bestenfalls neugierig. Neugierde ist ein guter Vorbereiter für Spannung, aber wer Spannung erzeugen will, muss die seine persönlichen Ziele offenlegen.Die Frage lautet also: „Erreicht der Protagonist (Bewerber) sein Ziel? Oder wird er im Mittelteil mit seiner Geschichte scheitern?“ Im Mittelteil hat der „Held“ mit allerlei Problemen zu kämpfen, um sein Ziel zu erreichen. Der Bewerber erzählt von seinem Werdegang und den Hürden, die er während seiner Karriere überwinden musste. Zum Schluss folgt die Auflösung. Der Protagonist erreicht sein Ziel und der Bewerber verdeutlicht nochmals sein Ziel, zu einem persönlichen Gespräch eingeladen zu werden. Der Mittelteil ist also das zentrale Element jedes Spielfilms und auch in jedem Bewerbungsschreiben. Der Bewerber erzählt über sich selbst, eine der schwierigsten Aufgaben. Es ist viel einfacher über eine Figur, als über eine Person zu schreiben. Figuren sind Konstruktionen, Personen jedoch sind reale Menschen, denen auch dann nicht verziehen wird, wenn sie glaubwürdig übertreiben.Der Bewerber als Homo FiktusEines steht fest, weder der Bewerber als Person, noch die Figur, der Homo Fiktus, darf ein Lügner sein. Übertreibungen, die zudem unglaubwürdig sind, werden im Film und im realen Leben nicht verziehen. Trotzdem darf auch die Wahrheit dramatisiert werden und darin besteht meines Erachtens das derzeit größte Potential für einen Bewerber, um aus einer Flut von Bewerbungsschreiben die Aufmerksamkeit auf die eigene Persönlichkeit zu fokussieren. Der Homo Fikus wird von James N. Frey in seinem Buch, Wie man einen verdammt guten Roman schreibt, hervorragend skizziert. Wir erleben diese Figuren ständig in guten Filmen. Es sind die kleinen Leute, die in die Enge getrieben werden und deshalb mit ihren maximalen Kapazitäten agieren. Der einfache Büroangestellte wächst über sich hinaus und vollbringt heldenhafte Taten, wenn seine Familie entführt wird. Trotzdem bleibt er dabei glaubwürdig, weil er immer nur mit seinen maximalen Kapazitäten…