Prozessdokumentation als internes Kommunikationsmittel

Prozessdokumentation als Kommunikationsmittel

In unserer arbeitsteiligen Welt scheinen Zeit und Geschwindigkeit oft zu verschmelzen. Die Anforderungen und der Einsatz von Prozessdokumentationen sind für erfolgreiche Unternehmen als nachhaltiges Effizienzmerkmal unerlässlich. Aber was verstehen wir eigentlich genau unter der Dokumentation von (unternehmensinternen) Prozessen?

Wissen einfrieren mit dokumentieren

Unternehmensinternes Wissen wird mit Dokumentationen konserviert und somit auch archiviert. Wenn wir die Entwicklung von Wissen mit der Entwicklung eines Produktes oder einer Dienstleistung gleichsetzen, wird die Sinnhaftigkeit von Dokumentationen erkennbar: Das erlangte oder entwickelte Wissen soll aus den Köpfen von Mitarbeitern in nachschlagbare Systeme gelangen.

Die Erstellung dieser Dokumentationen ist jedoch zeitintensiv und auch die ausgeklügelten CRM-Systeme müssen zuerst mit Inhalten gefüttert werden, um als taugliches Werkzeug brauchbar zu sein. Dokumentieren bedeutet daher auch investieren: In Zeit und in die Bereitschaft, angereichertes Wissen als wertvolles Unternehmensgut zu betrachten.

Mit Prozessen kommunizieren

Die Prozessdokumentation, in welcher Form auch immer, ist auch wichtiges Kommunikationsmittel. Egal, ob es sich um Unternehmensrichtlinien, Bedienungsanleitungen, Betriebsanweisungen, Dokumentationen von Prozessen oder Berichte im Finanz- und Projektmanagement handelt. In erster Linie orientieren sich diese Dokumentationen immer an Adressaten, die Informationen und Wissen aus dem jeweiligen Medium beziehen möchten.

Die Sache mit den „Waschmaschinensymbolen“

Ich erinnere mich, als ich vor Jahren in einer Präsentation eine Folie mit unübersichtlich vielen Symbolen wie Quadraten, Kreisen und Kombinationen aus denselben vorgesetzt bekam. Ich sah den Wald vor lauter Bäumen nicht und auch mein Sitznachbar murmelte: „Ich erkenne da nur lauter Waschmaschinensymbole.“ Tatsächlich sollte es sich aber um die symbolische Abbildung eines durchaus komplexen Finanzprozesses handeln.

Es stimmt also nur bedingt, dass sich besonders komplexe Prozesse oder Abläufe mit Symbolen, Zeichen oder Bildern einfacher oder verständlicher dokumentieren lassen. Unser machtvollstes und allgemein verständlichstes Kommunikationsmittel ist und bleibt immer noch unsere Sprache und die digitalisierte Form von Sprache: Die Schrift.

Mit Wissensdokumentation Zukunft generieren

Gerade schnell wachsende Unternehmen verabsäumen oft, Wissen für nachkommende Generationen nachvollziehbar zu generieren und zu konservieren. Hinzu kommt die unberechenbare Mitarbeiterfluktuation, deren Kosten unzureichend betrachtet werden. Wer bewertet vollumfänglich den Faktor Zeit, um neue Mitarbeiter ausreichend in die Unternehmenskultur und die vorherrschenden Richtlinien und Prozesse einzuführen?

„Ins kalte Wasser geworfen zu werden“ ist deshalb heute längst keine Ausnahmeerscheinung mehr. Langwierige und sorgfältige Einschulungen und Betreuungen durch erfahrene Mitarbeiter kosten Geld und noch mehr Zeit. Luxus, denn sich heute kaum noch ein Unternehmen leisten kann. Umso wichtiger und erleichternd kann der Einstieg mit nachhaltigen und praktikablen Prozessdokumentationen gelingen.

Die Qual der Wahl: „Finden Sie das geeignete Medium für die effizienteste Prozessdokumentation“

In einem Sammelsurium von CRM-Systemen und Medien besteht heute die große Kunst darin, das geeignete „Werkzeug“ zur Wissensgenerierung und Wissenserhaltung zu finden. Mit DramaTec helfe ich Ihnen gerne, die für Sie geeigneten Formen von Prozessdokumentationen zu entdecken und erstellen.

Über die verschiedenen Formen von Prozessdokumentationen, Ihren Inhalten und was Sie bei Ihrer Wahl für nachhaltig effizienten Wissenstransfer beachten sollten, erfahren Sie in den nächsten Beiträgen mehr.

 

 

Pixaybay-Bild: Peggy_Marco

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Wissensvermittlung als gastronomisches Krisenkonzept?

Gastronomisches Krisenkonzept

Viele Unternehmen haben es geschafft, mit Kreativität etwas besser durch die Krise zu kommen. Gastronomie und Handel konnten uns beispielsweise verstärkt mit Lieferservice und Onlineangeboten bedienen. Blumenhändler und Floristen haben ihre Waren in den Outdoorbereich verlegt und mit Aufstellen einfacher Schlitzboxen auf die Ehrlichkeit der Kunden vertraut.

Unternehmen, deren Geschäfte von persönlichen Nahkontakten abhängig sind, müssen aber auch zukünftig noch längere Zeit kreative Konzepte entwickeln. Als gastronomisches Krisenkonzept könnte die Nutzung weiterer Onlinemöglichkeiten weiterhelfen.

Weitere Umsatzpotentiale für geschwächte Gastronomie entdecken

Vermutlich sehnen auch Sie sich während dem aktuellen Lockdown danach: Endlich wieder einmal im Lieblingsrestaurant verwöhnen lassen. Oft denken wir auch noch an ein ganz bestimmtes Essen. Freilich haben viele von uns begonnen, vermehrt zuhause zu kochen. Einige Gerichte wollten wir bereits selber nachkochen. Aber was will man machen? Schmeckt alles sehr gut, aber eben nicht so hervorragend wie in unserem Restaurant. Und genau darin steckt weiters Potential für die erstklassige Küche unseres Landes.

Wissensvermittlung als gastronomisches Krisenkonzept betreiben

Erinnern Sie sich noch an das Schulfernsehen der 70er und 80er Jahre? Auch Kochsendungen sind bis heute überaus beliebt in unserer TV-Landschaft zu finden. Wenn Sie dann auch noch eine eigene Website mit einem Onlineshop besitzen, haben Sie schon sehr viel richtig gemacht und die Voraussetzung geschaffen, einen Schritt weiter zu gehen. Ein Videodreh ist heute so günstig wie nie zuvor. Zudem können hochwertige Videos bereits mit einfachstem Equipment geschaffen werden. Warum also nicht selber mit einer Kochsendung online gehen? Ihre Stammkunden werden sich freuen.

Couch-Potatos als gastronomische Feinschmecker?

Wenn die Kunden nicht zu Ihnen ins Lokal dürfen, dann bringen Sie doch ein Stück Ihrer ausgezeichneten Küche zu Ihren Kunden. Wenn Ihre Stammkundschaft auf Ihre hochwertige Küche nicht verzichten möchte und während der Krise allmählich zum Couch-Potato mutiert, wird sie sich über Ihr neues Onlineangebot ganz besonders freuen. Schließlich haben nur Sie das Wissen über die Zubereitung Ihrer Leckereien. Teilen Sie dieses Wissen als Produkt mit Ihren Kunden und motivieren Sie zum selber kochen.

Konzepte planen und umsetzen

Die Lehrvideos für Ihren Onlineshop könnten Sie prinzipiell sehr gut auch selbst erstellen. Achten Sie dann aber auf eine sorgfältige Planung und Konzeption der Inhalte. Schließlich sollen Ihre Kunden auch mit dem vermittelten Wissen nur höchste Qualität von Ihnen erhalten. Seien Sie deshalb präzise in den Ausführungen oder in der Vermittlung von Rezepten.

Ich helfe Ihnen mit DramaTec sehr gerne bei der Konzeption und Erstellung Ihrer „Lehrsendung“. Denn Ihre Kunden wollen nicht nur präzise Informationen, denen sie einfach folgen können. Wissensvermittlung bedeutet auch Infotainment, um mit Storytelling Interesse und Aufmerksamkeit für Ihr neues Angebot zu erregen.

Pixaybay-Bild: Tama66

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Krisenbekämpfung mit kreativen Konzepten für Unternehmen

Krisenbekämpfung

Aufregend hat das neue Jahr wieder begonnen, die Krisenbekämpfung scheint kein Ende nehmen zu wollen. Der Sturm auf das amerikanische Kapitol raubt auch uns Europäern fast den Atem. Die US-Demokratie wurde mit diesem Ereignis erneut erschüttert und verharrt wohl bis zur endgültigen Amtsübernahme durch Joe Biden in einer tiefreichenden Krise. Währenddessen zeichnet sich für unsere Unternehmen mit dem nächsten Lockdown die Fortsetzung der COVID-Krise ab.

Gibt es 2021 wieder Normalität für unsere Unternehmen?

Beinahe verrückt, aber während viele Unternehmen täglich um ihre Existenz kämpfen, gibt es zahlreiche andere Unternehmen, die Rekordumsätze verzeichnen. Offensichtlich Ursache dafür ist neben den unterschiedlichen Betriebsgrößen vor allem die bestehende Branchenvielfalt. Genauer gesagt: Die Wesensarten dieser Branchen und der Nutzen, den diese aus der Krise für Ihr Umsatzwachstum ziehen können.

Beobachtbar ist schon heute, dass Normalität für den Alltag aller Unternehmen politisch und medial von der Impferfolgsrate abhängig betrachtet wird. Das bedeutet, dass beispielsweise Klopapierhersteller wohl auch 2021 zu den Gewinnern zählen, während kontaktintensive Unternehmen wie Kulturveranstalter viele weitere Monate kämpfen müssen.

Mit Kreativität Lösungen zur Krisenbekämpfung finden

Welche Überlegungen, Konzepte und Möglichkeiten haben deshalb die krisengeschüttelten Unternehmensbranchen? Zunächst einmal die Überlegung, welchen Nutzen die vorherrschende Krise anderen Unternehmen einbringt. Eine Keyword-Liste könnte hierfür zum Beispiel erste Ansätze liefern: „Zuhause bleiben“, „Konsumerlebnis“ oder „Dienstleistung erfahren“.

Gerade als kleine Unternehmen müssen wir uns also ungenutzte Potentiale genau überlegen. Pessimismus und Untätigkeit ausschalten und stattdessen in leicht umsetzbare Maßnahmen zu investieren sind anstehende Aufgaben, die sich auch nach der Krise wertvoll zeigen werden.

Wenn Sie zum Beispiel einen kleinen Handel mit einer guten Stammkundschaft haben, die aber nicht zu Ihnen in den Laden kann, dann bringen Sie den Laden zu Ihren Kunden.

Raus aus dem „Jammertal“ und ungewollte Freizeit nützen

Lassen Sie Ihre unfreiwillige Freizeit nicht von sorgenden Gedanken überkommen, sondern überlegen Sie Marketingmaßnahmen, die Sie sowieso schon lange planten und für die Sie jetzt Zeit hätten. Haben Sie bereits eine Website? Wie wäre es mit einem Onlineshop, der sich mit wenig Aufwand sehr einfach in eine Website integrieren lässt. Ihre Stammkundschaft und viele neue Kunden, die unsere Wirtschaft mit dem Einkauf bei Ihnen unterstützen möchten, wären Ihnen dankbar.

Kreativität ist nicht lizensiert. Schaffen Sie Inhalte auf Ihrer Website oder in Ihren Werbemitteln, die vor allem Ihre Persönlichkeit und ihre Ausdauer in der Krisenbekämpfung beweisen.

DramaTec unterstützt Ihr kreatives Engagement

In einem meiner letzten Beiträge habe ich versucht, Sie selbst zur Schaffung Ihrer Marketinginstrumente und Unternehmensmedien zu motivieren. Gerne helfe natürlich auch ich Ihnen mit DramaTec und unterstütze Sie bei der Umsetzung ihrer kreativen Maßnahmen, um mit Ihrem Unternehmen sichtbar zu bleiben.

Die Gastronomie hat das Problem „zuhause bleiben“ bisher bravourös gemeistert und Konzepte entwickelt, die Menschen weiterhin mit Essen zu verwöhnen. Auch für den Dienstleistungssektor gibt es Möglichkeiten, mit kreativen Konzepten die Krise besser zu überstehen. Aber dazu im nächsten Beitrag mehr.

Pixaybay-Bild: geralt

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