Das „Management-Berichtswesen“ als kommunikatives Controllingsystem

Controllingsystem

Unternehmen trachten nach einem Controllingsystem, das schnell, effizient und nachvollziehbar als Management-Tool für die Unternehmenssteuerung einsetzbar ist. Schlussendlich kann der Unternehmenserfolg nur dann gelingen, wenn er auch in möglichst umfangreichem Ausmaß planbar ist. Es braucht also mehr als komplexe ERP-Systeme, die zwar Unmengen an Zahlenmaterial liefern, die Interpretation dieser Zahlen aber noch viel mehr Zeit verschlingt.

Software und Systeme als „Blockierer“ für aussagekräftige Ergebnisse

Zweifelsohne können wir uns hilfreiche Software, Buchhaltungs- und ERP-Systeme heute nicht mehr wegdenken. Die Vielzahl der verschiedensten Datenbank- und Auswertungstools verlieren sich im Angesicht eines Unternehmens jedoch auch oft im Dschungel der Undurchsichtigkeit. Die Erwartungen an diese Systeme sind sehr hoch, die Erwartung an den Nutzer noch viel höher. Zumal die Anschaffungskosten für Softwarelösungen nicht unbeachtlich sind.

Frei nach dem Motto „Shit in, Shit out“ kann eine Auswertung also nur Daten in derselben Qualität ausgeben, in der sie auch eingetragen wurden. Um Controlling-Tools als tatsächlich effizient und aussagekräftig verwenden zu können, müssen zuerst die Unternehmensprozesse klar definiert sein, damit Daten überhaupt in der gewünschten Qualität in die Systeme eingetragen werden.

Controller als „Hüter“ interner Prozessordnung

Das Berufsbild eines Controllers hat sich ebenfalls stark verändert. Wenn früher noch die englische Bezeichnung Controller mit dem deutschen Wort Kontrolleur gleichgesetzt wurde, so erhält der Controller eines Unternehmens mit „Big Data“ heute tatsächlich seine bedeutende Funktion als Steuermann.

Die Verwaltung, Auswertung und Analyse von Massendaten erfordern in erster Linie jedoch auch genaueste Kenntnisse der bestehenden Prozesse. Mit anderen Worten: Er muss gewährleisten können, dass das Datenmaterial auch nach klar definierten Regeln in die Systeme gelangt sind.

Große und schnell gewachsene Unternehmen kennen diese Problematik gut. Erfolgreiche Unternehmenssteuerung beginnt deshalb schon bei kleinen Unternehmen mit einer allgemeinverständlichen Prozessdokumentation, die auch mit der Komplexität von Unternehmen effizient mitwächst.

Komplexität ist nicht kompliziert!

Die zunehmende Komplexität, begründet auf das Wachstum eines Unternehmens, ist prinzipiell eine wünschenswerte Situation, wenn sie auch positiv im Unternehmenserfolg ausschlägt. Allerdings besteht auch immer die Gefahr, dass die Vernachlässigung von Prozessdokumentationen die Ergebnisermittlung kompliziert werden lässt.

Somit wird Komplexität schnell zur Komplikation und zum nervtötenden Zeitfresser für die Unternehmenssteuerung. Und wer will schon Schiffbruch erleiden, nur weil das ausgewertete Datenmaterial nicht mehr verständlich ist?

Kommunikative Prozessdokumentation als Schlüssel für verschlossene Tore

Auch wenn in den meisten Systemen Datenfelder gesperrt werden können, Plausibilitätsprüfungen stattfinden und Fehler mit Logikprüfungen vermieden werden. Es finden sich trotzdem immer wieder schier unglaublich erscheinende Mittel und Wege, wie „fehlerhafte“ Daten in Systeme gelangen. Zugegebenermaßen gibt es auch keine Dokumentation, die sämtliche Fehler ausschließen kann.

Aber eine allgemein verständliche Dokumentation der gültigen Prozesse, egal ob im Finanz- oder Projektmanagement, kann die Fehlerquote beträchtlich senken und wahrscheinlich noch mehr Zeit sparen. Die Formen sind hierbei so unterschiedlich und je nach Unternehmen individuell anpassbar, solange sie der Unternehmenskultur entsprechen und von Mitarbeitern in höchster Qualität und unmissverständlich angenommen werden.

Deshalb handelt es sich bei der Konzeption und Erstellung von Prozessdokumentationen auch um einen zutiefst kommunikativen Akt. Ich habe mich mit meinem Unternehmen DramaTec und den verschiedensten Formen der Prozessdokumentationen als Unternehmensmedien spezialisiert. Außerdem freue ich mich als ehemaliger und langjährig berufserfahrener Controller, wenn Sie mich kontaktieren und mehr über die Möglichkeiten meiner Unterstützung in Ihrer Unternehmenssteuerung erfahren möchten.

Pixaybay-Bild: AnnaPannaAnna

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Unternehmensberater als betriebswirtschaftliche Kommunikationsberater

Unternehmensberater als betriebswirtschaftliche Kommunikationsberater

In letzter Zeit ist mir immer wieder die Diskrepanz zwischen den Berufsfeldern und Tätigkeiten eines Unternehmensberaters und eines Kommunikationsberaters aufgefallen. Dabei scheint unter dem Sammelbegriff eines Unternehmensberaters so ziemlich alles zu fallen. Nur wenige Unternehmensberater befassen sich heute noch überwiegend mit der Unterstützung in betriebswirtschaftlichen und finanztechnischen Aufgaben. Vielmehr verstehen sich Unternehmensberater selbst auch als Kommunikationsberater.

Der Steuerberater als klassischer Unternehmensberater

Kleine Unternehmen sind in der ausschließlich betriebswirtschaftlichen Unternehmensberatung beim Steuerberater bestens aufgehoben. Als Experte für Finanz- und Rechnungswesen ist und bleibt ein Steuerberater unerlässlich. Und das ist auch gut so, wenn die Auseinandersetzung mit Steuererklärungen, sonstigen behördlichen Abgaben und rechtlichen Agenden nicht zum Kerngeschäft eines Unternehmens mutieren sollen.

Andererseits sollten auch kleine Unternehmen ihre betriebswirtschaftlichen Handlungen dokumentieren können und daraus lehrreiche Schlüsse für den Unternehmenserfolg ziehen. Es lohnt sich also sehr wohl, Management und Controlling in den eigenen Reihen zu behalten und mit geeigneten Reporting-Systemen zu kommunizieren. Aber genau in diesem Schneidepunkt des betriebswirtschaftlich-kommunikativen Bereiches sind externe Dienstleistungsangebote noch eher selten.

Unternehmensberater als Kommunikationsberater

Damit sind wir bei der Berufsgruppe von Unternehmensberatern, die sich selbst in erster Linie als Kommunikationsberater betrachten. Erstaunlicherweise scheint die Gruppe betriebswirtschaftlicher Professionisten, die das Terrain der Kommunikationsexpertise betreten, fortlaufend zu wachsen. Umgekehrt zeigen sich nur wenige Professionisten aus dem Bereich der Sozial- und Kommunikationswissenschaften, die den Quereinstieg in die betriebswirtschaftliche Unternehmensberatung wagen.

Kein Wunder also, wenn sich heute schon viele Unternehmer ducken, wenn Sie bereits das Wort „Unternehmensberater“ hören. Schlussendlich sind die Erwartungen um vielfaches höher, als das zugegeben vielfältige Aufgabengebiet eines Unternehmensberaters jemals erfüllen könnte.

Unternehmensberater als interdisziplinäre Allrounder

Dabei könnte das Dienstleistungsangebot eines Unternehmensberaters für Kunden als echte Bereicherung erkannt werden, wenn mit interdisziplinärem Wissen nutzenorientierte Lösungen entstehen. Nicht alle Problemlösungen und Maßnahmen für den Betriebserfolg begründen sich in Management und Betriebswirtschaft. Auch nicht in Kommunikations- und Marketingstrategien. Interdisziplinäres Wissen und die Betrachtung aller zur Verfügung stehenden Möglichkeiten jedoch schon.

Ich hatte immer das Glück, sehr wissbegierig zu sein. Deshalb habe ich heute einen Abschluss in Maschinenbau, war viele Jahre beruflich als Anlagentechniker, leitender Angestellter und später als Controller in Unternehmen tätig. Gleichzeitig habe ich mich viele Jahre mit Medien- und Kommunikationswissenschaft beschäftigt. Ich glaube also behaupten zu können, dass ich über hochgradig interdisziplinäres Wissen verfüge. Ich bin deshalb sicher kein Alleskönner aber stets dazu bereit, mich in den verschiedenen Wissensgebieten weiterzuentwickeln. Was jedoch hauptsächlich zählt, egal ob Sie als Unternehmens- oder Kommunikationsberater arbeiten: „Das ungebrochene Interesse, Unternehmen mit Beratungsdienstleistungen zu helfen.“

Mit DramaTec zum betriebswirtschaftlichen Kommunikationsberater

Das Beratungsangebot meines Unternehmens DramaTec erstreckt sich deshalb über die umfassende Kommunikationsberatung bis zur Erstellung betriebswirtschaftlicher Unternehmensmedien. Im letzten Beitrag schrieb ich bereits über Prozessdokumentationen. Eine Form der Prozessdokumentation, die zudem ein betriebswirtschaftlich-kommunikatives Unternehmensmedium darstellt, ist das Reporting im Finanz- und Projektmanagement.

Mehr darüber und über den ganz spezifischen Kundennutzen dieses Unternehmensmediums erfahren Sie im nächsten Beitrag.

Pixaybay-Bild: geralt

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Prozessdokumentation als internes Kommunikationsmittel

Prozessdokumentation als Kommunikationsmittel

In unserer arbeitsteiligen Welt scheinen Zeit und Geschwindigkeit oft zu verschmelzen. Die Anforderungen und der Einsatz von Prozessdokumentationen sind für erfolgreiche Unternehmen als nachhaltiges Effizienzmerkmal unerlässlich. Aber was verstehen wir eigentlich genau unter der Dokumentation von (unternehmensinternen) Prozessen?

Wissen einfrieren mit dokumentieren

Unternehmensinternes Wissen wird mit Dokumentationen konserviert und somit auch archiviert. Wenn wir die Entwicklung von Wissen mit der Entwicklung eines Produktes oder einer Dienstleistung gleichsetzen, wird die Sinnhaftigkeit von Dokumentationen erkennbar: Das erlangte oder entwickelte Wissen soll aus den Köpfen von Mitarbeitern in nachschlagbare Systeme gelangen.

Die Erstellung dieser Dokumentationen ist jedoch zeitintensiv und auch die ausgeklügelten CRM-Systeme müssen zuerst mit Inhalten gefüttert werden, um als taugliches Werkzeug brauchbar zu sein. Dokumentieren bedeutet daher auch investieren: In Zeit und in die Bereitschaft, angereichertes Wissen als wertvolles Unternehmensgut zu betrachten.

Mit Prozessen kommunizieren

Die Prozessdokumentation, in welcher Form auch immer, ist auch wichtiges Kommunikationsmittel. Egal, ob es sich um Unternehmensrichtlinien, Bedienungsanleitungen, Betriebsanweisungen, Dokumentationen von Prozessen oder Berichte im Finanz- und Projektmanagement handelt. In erster Linie orientieren sich diese Dokumentationen immer an Adressaten, die Informationen und Wissen aus dem jeweiligen Medium beziehen möchten.

Die Sache mit den „Waschmaschinensymbolen“

Ich erinnere mich, als ich vor Jahren in einer Präsentation eine Folie mit unübersichtlich vielen Symbolen wie Quadraten, Kreisen und Kombinationen aus denselben vorgesetzt bekam. Ich sah den Wald vor lauter Bäumen nicht und auch mein Sitznachbar murmelte: „Ich erkenne da nur lauter Waschmaschinensymbole.“ Tatsächlich sollte es sich aber um die symbolische Abbildung eines durchaus komplexen Finanzprozesses handeln.

Es stimmt also nur bedingt, dass sich besonders komplexe Prozesse oder Abläufe mit Symbolen, Zeichen oder Bildern einfacher oder verständlicher dokumentieren lassen. Unser machtvollstes und allgemein verständlichstes Kommunikationsmittel ist und bleibt immer noch unsere Sprache und die digitalisierte Form von Sprache: Die Schrift.

Mit Wissensdokumentation Zukunft generieren

Gerade schnell wachsende Unternehmen verabsäumen oft, Wissen für nachkommende Generationen nachvollziehbar zu generieren und zu konservieren. Hinzu kommt die unberechenbare Mitarbeiterfluktuation, deren Kosten unzureichend betrachtet werden. Wer bewertet vollumfänglich den Faktor Zeit, um neue Mitarbeiter ausreichend in die Unternehmenskultur und die vorherrschenden Richtlinien und Prozesse einzuführen?

„Ins kalte Wasser geworfen zu werden“ ist deshalb heute längst keine Ausnahmeerscheinung mehr. Langwierige und sorgfältige Einschulungen und Betreuungen durch erfahrene Mitarbeiter kosten Geld und noch mehr Zeit. Luxus, denn sich heute kaum noch ein Unternehmen leisten kann. Umso wichtiger und erleichternd kann der Einstieg mit nachhaltigen und praktikablen Prozessdokumentationen gelingen.

Die Qual der Wahl: „Finden Sie das geeignete Medium für die effizienteste Prozessdokumentation“

In einem Sammelsurium von CRM-Systemen und Medien besteht heute die große Kunst darin, das geeignete „Werkzeug“ zur Wissensgenerierung und Wissenserhaltung zu finden. Mit DramaTec helfe ich Ihnen gerne, die für Sie geeigneten Formen von Prozessdokumentationen zu entdecken und erstellen.

Über die verschiedenen Formen von Prozessdokumentationen, Ihren Inhalten und was Sie bei Ihrer Wahl für nachhaltig effizienten Wissenstransfer beachten sollten, erfahren Sie in den nächsten Beiträgen mehr.

 

 

Pixaybay-Bild: Peggy_Marco

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