Unternehmen trachten nach einem Controllingsystem, das schnell, effizient und nachvollziehbar als Management-Tool für die Unternehmenssteuerung einsetzbar ist. Schlussendlich kann der Unternehmenserfolg nur dann gelingen, wenn er auch in möglichst umfangreichem Ausmaß planbar ist. Es braucht also mehr als komplexe ERP-Systeme, die zwar Unmengen an Zahlenmaterial liefern, die Interpretation dieser Zahlen aber noch viel mehr Zeit verschlingt.
Software und Systeme als „Blockierer“ für aussagekräftige Ergebnisse
Zweifelsohne können wir uns hilfreiche Software, Buchhaltungs- und ERP-Systeme heute nicht mehr wegdenken. Die Vielzahl der verschiedensten Datenbank- und Auswertungstools verlieren sich im Angesicht eines Unternehmens jedoch auch oft im Dschungel der Undurchsichtigkeit. Die Erwartungen an diese Systeme sind sehr hoch, die Erwartung an den Nutzer noch viel höher. Zumal die Anschaffungskosten für Softwarelösungen nicht unbeachtlich sind.
Frei nach dem Motto „Shit in, Shit out“ kann eine Auswertung also nur Daten in derselben Qualität ausgeben, in der sie auch eingetragen wurden. Um Controlling-Tools als tatsächlich effizient und aussagekräftig verwenden zu können, müssen zuerst die Unternehmensprozesse klar definiert sein, damit Daten überhaupt in der gewünschten Qualität in die Systeme eingetragen werden.
Controller als „Hüter“ interner Prozessordnung
Das Berufsbild eines Controllers hat sich ebenfalls stark verändert. Wenn früher noch die englische Bezeichnung Controller mit dem deutschen Wort Kontrolleur gleichgesetzt wurde, so erhält der Controller eines Unternehmens mit „Big Data“ heute tatsächlich seine bedeutende Funktion als Steuermann.
Die Verwaltung, Auswertung und Analyse von Massendaten erfordern in erster Linie jedoch auch genaueste Kenntnisse der bestehenden Prozesse. Mit anderen Worten: Er muss gewährleisten können, dass das Datenmaterial auch nach klar definierten Regeln in die Systeme gelangt sind.
Große und schnell gewachsene Unternehmen kennen diese Problematik gut. Erfolgreiche Unternehmenssteuerung beginnt deshalb schon bei kleinen Unternehmen mit einer allgemeinverständlichen Prozessdokumentation, die auch mit der Komplexität von Unternehmen effizient mitwächst.
Komplexität ist nicht kompliziert!
Die zunehmende Komplexität, begründet auf das Wachstum eines Unternehmens, ist prinzipiell eine wünschenswerte Situation, wenn sie auch positiv im Unternehmenserfolg ausschlägt. Allerdings besteht auch immer die Gefahr, dass die Vernachlässigung von Prozessdokumentationen die Ergebnisermittlung kompliziert werden lässt.
Somit wird Komplexität schnell zur Komplikation und zum nervtötenden Zeitfresser für die Unternehmenssteuerung. Und wer will schon Schiffbruch erleiden, nur weil das ausgewertete Datenmaterial nicht mehr verständlich ist?
Kommunikative Prozessdokumentation als Schlüssel für verschlossene Tore
Auch wenn in den meisten Systemen Datenfelder gesperrt werden können, Plausibilitätsprüfungen stattfinden und Fehler mit Logikprüfungen vermieden werden. Es finden sich trotzdem immer wieder schier unglaublich erscheinende Mittel und Wege, wie „fehlerhafte“ Daten in Systeme gelangen. Zugegebenermaßen gibt es auch keine Dokumentation, die sämtliche Fehler ausschließen kann.
Aber eine allgemein verständliche Dokumentation der gültigen Prozesse, egal ob im Finanz- oder Projektmanagement, kann die Fehlerquote beträchtlich senken und wahrscheinlich noch mehr Zeit sparen. Die Formen sind hierbei so unterschiedlich und je nach Unternehmen individuell anpassbar, solange sie der Unternehmenskultur entsprechen und von Mitarbeitern in höchster Qualität und unmissverständlich angenommen werden.
Deshalb handelt es sich bei der Konzeption und Erstellung von Prozessdokumentationen auch um einen zutiefst kommunikativen Akt. Ich habe mich mit meinem Unternehmen DramaTec und den verschiedensten Formen der Prozessdokumentationen als Unternehmensmedien spezialisiert. Außerdem freue ich mich als ehemaliger und langjährig berufserfahrener Controller, wenn Sie mich kontaktieren und mehr über die Möglichkeiten meiner Unterstützung in Ihrer Unternehmenssteuerung erfahren möchten.
Pixaybay-Bild: AnnaPannaAnna