In unserer arbeitsteiligen Welt scheinen Zeit und Geschwindigkeit oft zu verschmelzen. Die Anforderungen und der Einsatz von Prozessdokumentationen sind für erfolgreiche Unternehmen als nachhaltiges Effizienzmerkmal unerlässlich. Aber was verstehen wir eigentlich genau unter der Dokumentation von (unternehmensinternen) Prozessen?

Wissen einfrieren mit dokumentieren

Unternehmensinternes Wissen wird mit Dokumentationen konserviert und somit auch archiviert. Wenn wir die Entwicklung von Wissen mit der Entwicklung eines Produktes oder einer Dienstleistung gleichsetzen, wird die Sinnhaftigkeit von Dokumentationen erkennbar: Das erlangte oder entwickelte Wissen soll aus den Köpfen von Mitarbeitern in nachschlagbare Systeme gelangen.

Die Erstellung dieser Dokumentationen ist jedoch zeitintensiv und auch die ausgeklügelten CRM-Systeme müssen zuerst mit Inhalten gefüttert werden, um als taugliches Werkzeug brauchbar zu sein. Dokumentieren bedeutet daher auch investieren: In Zeit und in die Bereitschaft, angereichertes Wissen als wertvolles Unternehmensgut zu betrachten.

Mit Prozessen kommunizieren

Die Prozessdokumentation, in welcher Form auch immer, ist auch wichtiges Kommunikationsmittel. Egal, ob es sich um Unternehmensrichtlinien, Bedienungsanleitungen, Betriebsanweisungen, Dokumentationen von Prozessen oder Berichte im Finanz- und Projektmanagement handelt. In erster Linie orientieren sich diese Dokumentationen immer an Adressaten, die Informationen und Wissen aus dem jeweiligen Medium beziehen möchten.

Die Sache mit den „Waschmaschinensymbolen“

Ich erinnere mich, als ich vor Jahren in einer Präsentation eine Folie mit unübersichtlich vielen Symbolen wie Quadraten, Kreisen und Kombinationen aus denselben vorgesetzt bekam. Ich sah den Wald vor lauter Bäumen nicht und auch mein Sitznachbar murmelte: „Ich erkenne da nur lauter Waschmaschinensymbole.“ Tatsächlich sollte es sich aber um die symbolische Abbildung eines durchaus komplexen Finanzprozesses handeln.

Es stimmt also nur bedingt, dass sich besonders komplexe Prozesse oder Abläufe mit Symbolen, Zeichen oder Bildern einfacher oder verständlicher dokumentieren lassen. Unser machtvollstes und allgemein verständlichstes Kommunikationsmittel ist und bleibt immer noch unsere Sprache und die digitalisierte Form von Sprache: Die Schrift.

Mit Wissensdokumentation Zukunft generieren

Gerade schnell wachsende Unternehmen verabsäumen oft, Wissen für nachkommende Generationen nachvollziehbar zu generieren und zu konservieren. Hinzu kommt die unberechenbare Mitarbeiterfluktuation, deren Kosten unzureichend betrachtet werden. Wer bewertet vollumfänglich den Faktor Zeit, um neue Mitarbeiter ausreichend in die Unternehmenskultur und die vorherrschenden Richtlinien und Prozesse einzuführen?

„Ins kalte Wasser geworfen zu werden“ ist deshalb heute längst keine Ausnahmeerscheinung mehr. Langwierige und sorgfältige Einschulungen und Betreuungen durch erfahrene Mitarbeiter kosten Geld und noch mehr Zeit. Luxus, denn sich heute kaum noch ein Unternehmen leisten kann. Umso wichtiger und erleichternd kann der Einstieg mit nachhaltigen und praktikablen Prozessdokumentationen gelingen.

Die Qual der Wahl: „Finden Sie das geeignete Medium für die effizienteste Prozessdokumentation“

In einem Sammelsurium von CRM-Systemen und Medien besteht heute die große Kunst darin, das geeignete „Werkzeug“ zur Wissensgenerierung und Wissenserhaltung zu finden. Mit DramaTec helfe ich Ihnen gerne, die für Sie geeigneten Formen von Prozessdokumentationen zu entdecken und erstellen.

Über die verschiedenen Formen von Prozessdokumentationen, Ihren Inhalten und was Sie bei Ihrer Wahl für nachhaltig effizienten Wissenstransfer beachten sollten, erfahren Sie in den nächsten Beiträgen mehr.

Pixaybay-Bild: Peggy_Marco