Über die machtlosen Codes im Arbeitszeugnis

Oft wird von einem Mitarbeiter, der sich für eine neue Stelle bewirbt, ein Arbeitszeugnis verlangt. Offensichtlich ist dieses für manche Arbeitgeber wichtig. Der Empfänger solcher Beurteilungen wird zwar immer wieder mit „versteckten Codes“ konfrontiert, aber bereits die Enthüllung dieser Codes macht das Arbeitszeugnis eigentlich wertlos.

Die entmachteten Codes

Auch ein Arbeitszeugnis unterliegt einer bestimmten Struktur und einer durchgängigen Dramaturgie. Wie diese Struktur auszusehen hat, kann genauso zahlreich im Web nachgelesen werden, wie die versteckten Codes, vor denen sich der Arbeitnehmer hüten sollte. Dem Internet sei Dank kann daher jeder von uns seine Beurteilung anhand von Checklisten prüfen und feststellen, welche Botschaft der Aussteller tatsächlich sendet. Aber wie mächtig sind versteckte Codes dann eigentlich noch? Das Internet hat diese Codes längst enttarnt und deshalb sind sie heute gegen einen informierten Arbeitnehmer machtlos. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seinem Mitarbeiter ein ordentliches Arbeitszeugnis auszustellen und er darf dabei keine offensichtlich negativen Beurteilungen konstatieren. Kein Wunder also, weshalb sich überhaupt codierte Formulierungen etablieren konnten.

Die Codes in den Zeugnissen sind eigentlich nichts anderes als eine versteckte Kommunikationsform zwischen Arbeitgebern. Lange Zeit war sie dem Arbeitnehmer nicht bekannt aber heute sind die Codes hauptsächlich Mittel zum Zweck. Ohne sie hätte der Arbeitgeber keine Chance, eine für ihn vertretbare und rechtlich legitime Bewertung auszustellen. In dieser Hinsicht ist die Funktionalität der Codes also noch intakt. Geheim sind sie jedoch schon lange nicht mehr und genau darin liegt die Möglichkeit für Arbeitnehmer, auch die Funktionalität der Codes zu entmachten.

Ein unmoralisches Angebot

Wie ich bereits oben erwähnte, bleibt das Verfassen eines Arbeitszeugnisses eine komplexe und höchst verantwortungsvolle Aufgabe. Viele Arbeitgeber wälzen diese Verantwortung deshalb ab oder noch schlimmer, verlangen vom scheidenden Mitarbeiter die Beurteilung selbst zu schreiben. Warum sollte sich der Chef auch zusätzliche Arbeit aufhalsen und ein Zeugnis über eine Person ausstellen, die in Kürze sein Unternehmen verlässt? Und wie soll ein Arbeitnehmer mit diesem „unmoralischen Angebot“ umgehen? Ich sage es offen heraus: “Ein selbst geschriebenes Arbeitszeugnis ist in jedem Fall besser als ein unmotiviert geschriebenes und fehlerhaftes Zeugnis.” Der Mitarbeiter erhält damit die einmalige Chance, die Codes zu entmachten und sie nach seinem Wohlgefallen zu benutzen.

Keine Angst vor angeblichen Übertreibungen

Bevor man das unmoralische Angebot annimmt und mit dem Schreiben beginnt, sollten noch einige Fragen geklärt sein:

  1. Weshalb bietet mir ein Arbeitgeber an, das Zeugnis selbst zu schreiben?

Die Antwort dürfte in den meisten Fällen klar sein. In einer sehr hektischen und anfordernden Arbeitswelt hat der Arbeitgeber einfach weder Zeit noch Lust, selbst eine aufrichtige Beurteilung zu schreiben. Das verrät uns übrigens auch sehr viel über den Charakter einer Person und wie diese Person zu seinem scheidenden Arbeitnehmer steht.

2. Kann ich alles schreiben was ich will?

Freilich wird der Arbeitgeber vorher lesen, was er unterschreiben soll. Solange Orthographie und Grammatik in Ordnung sind, werden ihm die Inhalte aber wohl eher egal sein.

3. Warum sind dem Arbeitgeber die Inhalte und somit die Beurteilung selbst egal?

Vermutlich wird er selbst auf das Gewissen seines scheidenden Mitarbeiters vertrauen. In aller Regel reflektieren wir eher bescheiden über unsere eigene Persönlichkeit und gerade deshalb ist es wichtig, Selbstvertrauen zu beweisen und auch nicht mit Übertreibungen zu sparen. Schließlich geht es um eine Bewertung, die ausschlaggebend für den weiteren Karriereverlauf sein könnte und um die sich der verantwortliche Arbeitgeber nicht kümmern möchte.

4. Wie sollte das Arbeitszeugnis aussehen.

Die Strukturen sind im Web zahlreich publiziert. Die negativen Codes können entmachtet werden, indem man sie einfach umgeht. Auch dazu gibt es bereits im Web zahlreiche Publikationen. Deshalb sollte man auch stets Superlative verwenden und mit Eigenlob nicht sparen, wenn es darum geht, die Bestnote zu erreichen. Wer in Orthographie und Grammatik nicht sicher ist, sollte unbedingt von einer kompetenten Person Korrekturlesen lassen.

Achtung vor übertriebenen Fachkompetenzen

Ich vermute, dass es heute sehr viele dieser unmoralischen Angebote gibt. Sie sind auch dem zukünftigen Arbeitgeber bekannt und er wird deshalb sehr aufmerksam das Arbeitszeugnis mit den anderen Bewerbungspapieren vergleichen. Ein Tausendsassa ist immer verdächtig, weshalb man sich hüten sollte, übertrieben hochgelobte Fachkompetenzen aus dem Arbeitszeugnis in Widerspruch zu den anderen Bewerbungsunterlagen zu setzen. Die sozialen Kompetenzen sind während einer Bewerbung hingegen nicht so einfach überprüfbar. Hier gilt das Arbeitszeugnis, das in diesem Fall aus derselben Hand stammt, als wichtiger Entscheidungsträger. Und genau darin liegt die Möglichkeit mit den Codes zu arbeiten und diese für sich selbst arbeiten zu lassen.

Die entmachteten Codes im Arbeitszeugnis können eine große Chance für scheidende Arbeitnehmer sein, aber bitte immer daran denken: Auch ein zukünftiger Arbeitgeber wird einen Täuscher sehr schnell enttarnen und dann sehr wohl entscheiden, ob er das neu begonnene Arbeitsverhältnis längerfristig fortsetzen möchte.

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E-Mail als Fährtenleger für „falsche Spuren“

Durch die E-Mail-Kommunikation geraten wir leider auch relativ oft auf falsche Spuren. Ein einfaches Beispiel zu diesem Thema möchte ich heute etwas näher erläutern. Während meiner Zeit in Wien erzählte mir ein Arbeitskollege ganz verwundert von seinem Urlaub in meinem Heimatbundesland Vorarlberg: „Bei euch sind wohl alle per Du. Da kannst du sogar in Restaurants und Geschäfte gehen und die Mitarbeiter duzen ihre Kunden.“ Ich musste lachen. Mein Wiener Kollege kannte die Mentalität im westlichsten Bundesland Österreichs zu wenig, um die „Du-Kultur“ die in Vorarlberg vorherrscht zu verstehen. Natürlich gibt es auch genügend Geschäfte und Unternehmen, in denen das Duzen von Kunden gegen die Etikette verstößt, allgemein handelt es sich aber tatsächlich um ein Phänomen, das so deutlich ausgeprägt wohl nur im kleinen Bundesland Vorarlberg auffällt. Durch persönliche Kommunikation können solche „Störungen“ relativ schnell behoben werden und Menschen, denen die Distanz zwischen Kunde und Dienstleister wichtig ist, werden entweder mit Freundlichkeit oder Forschheit auch darauf bestehen. Die Korrespondenz per E-Mail macht die Sache aber etwas komplizierter.

Versteckte Zeichen in der Anrede entdecken

Den ersten Beziehungshinweis, die Art und Weise welchen Respekt sich ein Dialogpartner erwartet, finden wir bereits in Titel und Anrede einer Person. Dazu müssen wir diese Personen gar nicht persönlich kennen. Es genügt die Deutung der Anrede, die unsere Dialogpartner in der Grußformel verwenden und wie sich diese von der Signatur in der E-Mail unterscheidet:

Mit freundlichen Grüßen

Dr. Max Mustermann

 

Signatur

Institut für xxxxxxxxxx

Univ.-Prof. Dr. Max Mustermann

Oder:

 

Mit freundlichen Grüßen

Univ.-Prof. Mag. Dr. Max Mustermann

 

Signatur

Institut für xxxxxxxxxx

Univ.-Prof. Mag. Dr. Max Mustermann

 

Im zweiten Beispiel haben wir es offensichtlich mit einem Herrn Professor zu tun, der mit seinem vollständigen akademischen Grad angesprochen werden will. Wir erkennen das anhand der exakten Übereinstimmung zwischen offizieller Signatur und Grußformel. Außerdem ist die Angabe des akademischen Grades „Mag.“ eigentlich völlig unnötig, da dieser Grad Voraussetzung ist, um ein Doktorat zu absolvieren. Der Mensch im zweiten Beispiel könnte umgangssprachlich auch als „titelgeil“ entlarvt werden, zumindest als Mensch, dessen akademische Leistungen wir durch „Kürzungen“ in der Anrede lieber nicht verstimmen sollten.

Auch ich verwende in meinen Signaturen, Dokumenten und Profil die Angabe meines akademischen Grades. In Grußformeln und in meiner E-Mail-Korrespondenz verzichte ich aber bewusst darauf. Ich konnte auch beobachten, dass Akademiker vor allem von Nichtakademikern in der E-Mail-Kommunikation höheren Respekt genießen. Interessanterweise kann E-Mail aber auch bestehende Kommunikationsblockaden auflösen. Folgendes Beispiel möchte ich dazu zeigen:

Sehr geehrter Herr Mag. Holzer!

Anbei sende ich Ihnen im Auftrag von Max Mustermann den Abrufvermerk zu. …Das Original wird per Post nachgesandt.

Mit freundlichen Grüßen

Daniela Musterfrau

Darauf habe ich meinen Kollegen Max Mustermann, den ich sehr gut kannte, telefonisch informiert, da ich hier einen Fehler vermutete.

Hallo Max,

anbei wie tel. besprochen das Mail weiter an dich! Sollte das Original tatsächlich bei uns in Wien eintreffen, werde ich es zurückschicken.

Regnerische Grüße aus Wien sendet euch

Bertram

Den Sender der ursprünglichen Botschaft, Frau Daniela Musterfrau, setzte ich dabei „cc“ und ich erhielt folgende Antwort von ihr:

Hallo!

Ich habe soeben das Original bei der Post noch abfangen können und habe es an Andi geschickt.

Liebe Grüße,

Dani

Was ist passiert? Daniela Mustermann wurde auf eine „falsche Fährte“ gelockt. Weil wir mit Andi einen gemeinsamen Bekannten haben, konnte sie die Kommunikationsblockade mir gegenüber überwinden. Sie verzichtete in ihrem zweiten Mail auf die förmliche Anrede und beschränkte sich auf ein ungezwungenes „Hallo“. Und auch ihre Grußformel hat sie im Gegensatz zu ihrer ersten E-Mail mit „Liebe Grüße“ und „Dani“ völlig neu vertont. Obwohl sie mich immer noch nicht persönlich kannte, genügte ein gemeinsamer Bekannter, um ihre Blockade abzubauen und ihren anfangs noch distanzierten Kommunikationsstil mir gegenüber zu personifizieren.

Einseitige „Anfreundungen“ per E-Mail könnten vom Kommunikationspartner natürlich auch negativ gedeutet werden. Die persönliche Kommunikation bietet uns einfach zu viele Möglichkeiten, um sie aufgrund schneller E-Mail-Korrespondenz völlig aufgeben zu wollen.

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E-Mail als Überwindungsmedium von Kommunikationsblockaden

Das Internet und die neuen Kommunikationsmedien haben sich revolutionär auch in unserer Berufswelt etabliert. Kaum vorstellbar, wie wir heute ohne die Möglichkeiten von digitalen Medien unsere Korrespondenz bewältigen würden. E-Mail hat uns aber auch dahingehend trainiert, wie wir persönliche Gespräche im Geschäftsalltag vermeiden können. Bevor wir zum Telefonhörer greifen, schreiben wir eine E-Mail. Eine E-Mail zu schreiben geht schnell, viel schneller als das Schreiben eines Briefes und erreicht den Empfänger in einem Bruchteil von Sekunden. Außerdem sind wir bei E-Mails nicht an formalen Vorschriften gebunden, so wie sie für das Verfassen eines Briefes gelten und der Empfänger kann auf unsere Nachrichten sofort antworten. Es gibt bei E-Mail keine Portokosten und es können auch umfangreiche Dateien angehängt werden. Um es abzukürzen: Die vielen Vorteile dieser Kommunikationsform beweisen, weshalb sie sich so unverrückbar in unserer Welt verankert hat. Und trotzdem behaupte ich, dass wir mit dem Triumphzug der E-Mail auch ein großes Stück unserer persönlichen Kommunikationsfähigkeit aufgegeben haben.

Erst denken, dann sprechen

Unsere Eltern haben es uns (hoffentlich) oft gesagt: „Denke zuerst nach, bevor du sprichst.“ Kluge Menschen halten an diesem Prinzip fest, wenn sie nicht absichtlich ihrem Frust freien Lauf lassen wollen. Wer aber erfolgreich im Beruf sein möchte, darf nicht ständig das sagen, was er wirklich denkt. Seltsamerweise neigen wir aber dazu, in einer „schnellen E-Mail“ schlampig mit unseren Formulierungen umzugehen. Zeit ist Geld und alles muss schnell gehen, vor allem Kommunikation. Sprache ermöglicht uns auch mit relativ wenig Zeitaufwand die wesentlichen Dinge gezielt auf den Punkt zu bringen. Mit Schreiben ist das so eine Sache. Eine schriftliche Botschaft wird viel öfter mehrdeutig interpretiert und erzwingt deshalb Rückfragen des Empfängers. Dadurch entstehen dann wiederum die bekannten „Kettenmails“, die sich nicht nur zwischen den ursprünglichen Sendern und Empfängern verzweigen: Nachricht – Antwort mit Rückfrage – Antwort zur Rückfrage – Nochmals eine Rückfrage, diesmal mit einem Dritten in „cc“ – Nachfassen dieses Dritten bei den ursprünglichen Sendern und Empfängern …

Wir kennen diese E-Mails, die plötzlich so ziemlich das ganze Unternehmen beschäftigen und dabei ständig an den ursprünglich benötigten Informationen vorbeizielen. Dabei wäre es doch so einfach, den Telefonhörer in die Hand zu nehmen und das persönliche Gespräch zu suchen, um unmissverständlich die Anliegen zu formulieren. Trotz des Mehraufwandes sämtliche E-Mails zu verfassen und zu beantworten, herrscht eine persönliche Kommunikationsblockade vor. Und dabei ist die E-Mail doch auch nur ein Brief mit einem Absendernamen und verstecken in eine vermeintliche Anonymität.

Erst mal liegen lassen: E-Mail bedeutet Prioritäten setzen

Kein Wunder also, dass E-Mail gar nicht ein so schnelles und immer praktikables Medium ist. Sehr oft wird durch die Vermeidung persönlicher Kommunikation eine wahre E-Mail-Flut erreicht, die es dann zu bearbeiten gibt. Die Lösung von der strikten E-Mail-Kommunikation wird oft durch die Möglichkeit des „Aktenvermerks“ gerechtfertigt. Mündliche Vereinbarungen sind gut, schriftliche Nachweise in Form von E-Mails sind besser. Das stimmt und darin besteht einer der wichtigsten Vorzüge von E-Mail. Trotzdem differenzieren wir nicht zwischen den Vor- und Nachteilen. Dafür können wir bei E-Mail sehr deutlich eine Differenz beobachten, die es zum Beispiel bei einem Gespräch nicht gibt: Bequemlichkeit und Zwang.

Denn nahezu zwanghaft hängen wir an unseren Handys. Erreichbarkeit beherrscht manche Menschen sogar bis zum Toilettengang. Treffpunktvereinbarungen müssen nicht mehr im Vorhinein getroffen werden. Man trifft sich vor Ort und Stelle mit dem Kommunikationsmittel Handy. Das ist sehr bequem.

E-Mail funktioniert in einem Punkt etwas anders. Im Geschäftsalltag werden nicht alle E-Mails sofort bearbeitet. Wir selektieren die Nachrichten nach Prioritäten. Das bedeutet auch, dass wir erst gar nicht versuchen sämtliche Mails sofort zu beantworten. Es gibt auch Mitarbeiter, die wichtige Nachrichten gezielt einige Zeit unbeachtet lassen, um damit ihre eigene Auslastung zu unterstreichen: „Wer sofort auf alles antwortet, ist an seinem Arbeitsplatz nicht genügend ausgelastet.“ Ein anderer Typus praktiziert die gegenteilige Strategie und unterwirft sich dem Zwang des sofortigen Antwortens, weil er damit möglichst viel Arbeit erledigt haben möchte: „Hauptsache die Mails werden beantwortet oder weitergeleitet, damit ich Ruhe habe und mich mit meinen eigentlichen Kernaufgaben beschäftigen kann.“

Aber bei beiden Verhaltensweisen bleibt schlussendlich die Pflicht, irgendwann die empfangene Nachricht zu bearbeiten.

E-Mail-Korrespondenz als lästiger Zwang

Wer längere Zeit im Urlaub war, ärgert sich nicht selten über einen überfüllten E-Mail-Eingang, der ihn nach seiner Rückkehr erwartet. Die Bearbeitung wird häufig als lästig, als Zwang empfunden, der nun so schnell wie möglich überwunden werden muss. Aber auch dann würden sich durch persönlichen Telefonkontakt viele Dinge sehr viel schneller und mit weniger Aufwand erledigen lassen. Die sprachliche Kommunikation gelingt uns naturgemäß einfach besser als die schriftliche, vor allem wenn wir nicht die Talente eines großartigen Schriftstellers besitzen.

Freilich kann mit E-Mail eine vorherrschende Distanz im Kommunikationsprozess überwunden werden. Aber der Glaube, dass wir durch Anonymität Blockaden abbauen ist ein Trugbild, genauso wie die Anonymität in den sozialen Netzwerken nur eine Täuschung ist. Ich bin in einem Netzwerk und mit E-Mail nicht weniger anonym wie am Telefonhörer, setze mich selbst aber der Gefahr aus, dem Lockruf falscher Spuren zu folgen und Missverständnisse zu reproduzieren. Über diese „falschen Spuren“, die mit der E-Mail-Kommunikation im Geschäftsalltag zwangsläufig verbunden sind, erfahren Sie im nächsten Beitrag mehr.

Weiterlesen E-Mail als Überwindungsmedium von Kommunikationsblockaden