Ich habe bereits über die E-Mail-Kommunikation und ihre Vor- und Nachteile in anderen Beiträgen geschrieben. Heute erzähle ich von meinen Beobachtungen bezüglich Informationsvermittlung mit E-Mail. Relevante Informationen wurden vor der digitalen Zeit mit dem sogenannten „Schwarze Brett“ kommuniziert. Einige Firmen haben dieses Brett immer noch in Verwendung damit auch Mitarbeiter, die nicht über E-Mail-Zugang verfügen, informiert werden können. Aber die Infotafel übermittelt Nachrichten, die von den Empfängern aktiv bezogen werden. Darin liegt ein wesentlicher Unterschied zur E-Mail-Nachricht, der aber leider sehr oft unterschätzt wird.
E-Mail verschlingt relevante Informationen
Der altbackene Bürokrat der Neuzeit kennt das. E-Mails spülen täglich das Postfach voll und warten darauf, nach Bearbeitung in die erledigten Tasks zu wandern. Ständige Erreichbarkeit soll hier erzielt werden und die Verfügbarkeit selbst gewährleistet, dass auch Unternehmensinformationen schnell und einfach mittels E-Mail kommuniziert werden. Dabei wird oft vergessen, dass E-Mail heute in erster Linie zum Werkzeug funktionalisiert wurde. Die Flut der zu bewältigenden Nachrichten selbst verhindert bereits, dass E-Mail-Botschaften heute noch genügend Aufmerksamkeit erhalten, um auch als relevante Unternehmensinformationen wahrgenommen zu werden. Der massive Umgang mit E-Mail entschuldigt deshalb unsere fehlende Wahrnehmung relevanter Informationen. Die Auswirkungen lassen sich anhand zahlreicher Beispiele belegen.
Keine Zeit zum Lesen
Ein praktisches Beispiel: In einem Unternehmen werden Personalstrukturen verändert. Damit auch alle Mitarbeiter möglichst schnell über diese Änderungen informiert werden, bietet sich ein E-Mail-Flyer geradezu an. Kurze Zeit später stellt sich heraus, dass nahezu kein Empfänger die Information wahrgenommen hat. Warum? Die meisten Arbeitnehmer selektieren ihre Nachrichteneingänge nach Prioritäten. Unternehmensinfos liegen in dieser Prioritätenliste an hinterer Stelle, weil sie nicht zu den Botschaften gehören, die auch bearbeitet werden müssen.
Der ausgelastete Empfänger von E-Mails opfert keine Arbeitszeit, um Mails zu lesen, die keine Reaktionen erfordern. Das ist eine völlig natürliche Haltung über die sich der Sender von Infomails nicht wundern darf. Die Frage, die sich der Nachrichtensender stellen muss, lautet daher: Wie kann ich die Aufmerksamkeit für meine Informationen bei den Empfängern erreichen?
Altbewährtes wirkt am Längsten: Die persönliche Kommunikation
Wichtige Informationen werden am wirkungsvollsten wahrgenommen, wenn sie persönlich übermittelt werden. Der Aufwand für persönliche Kommunikation ist dabei unwesentlich höher: Die Geschäftsführung informiert die Abteilungsleitung und die Abteilungsleiter informieren ihre Mitarbeiter in Form einer kurzen Zusammenkunft über relevante Neuerungen.
Die persönliche Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter fördert zudem das gegenseitige Vertrauen und gewährleistet die Aufmerksamkeit der Botschaftsempfänger. Die E-Mail-Botschaft kann in dieser Hinsicht lediglich eine Protokollfunktion erfüllen und ist die schriftliche Form einer relevanten Information, die zwar bestenfalls dokumentiert, in den seltensten Fällen jedoch aufmerksamkeitserregend und wirkungsvoll informiert.