„Ich bin dumm und du weißt nichts“ – Der kommunikative Leergriff für berufliche Neueinsteiger

„Ich beginne dort, wo andere aufhören“, das war ein Leitspruch, den ein Controller selbstbewusst an die Wertewand eines Unternehmens geschrieben hat. Ich wunderte mich bereits damals über die mutige Ansage des Neueinsteigers. Die berufliche Unerfahrenheit hat ihn zum Vorlaut veranlasst und damit gleichzeitig sämtliche Türen zu einer vertrauensaufbauenden Kommunikation verschlossen.

„Vorsicht, ich kenn dich nicht!“

Egal ob Führungskraft oder Mitarbeiter; zu Beginn eines neuen Dienstverhältnisses ist „der Neue“ immer ein Fremdkörper. Einer, den es gerade in den ersten Wochen genau zu beobachten gilt und ich versichere, er wird auch von der restlichen Belegschaft ganz genau beobachtet. In den meisten gut organisierten Unternehmen gibt es vordefinierte Abläufe, um den Neuzugang in sämtlich relevante Unternehmensprozesse einzuführen. Dabei geht es auch darum, den neuen Mitarbeiter zu integrieren. Mit anderen Worten: „Der Neue“ erhält die erste und wichtigste Chance, seine Kollegen kennenzulernen. Wir entscheiden in nur wenigen Augenblicken, ob wir eine Person sympathisch finden. Der Erstkontakt ebnet daher auch den Weg zu Erfolg oder Misserfolg kommunikativer Beziehungen mit alteingesessenen Mitarbeitern.

Deshalb ist es nicht nur unvernünftig, sondern auch ganz besonders dumm anzunehmen, dass die individuelle Genialität über das viel länger bestehende Wissen innerhalb eines Unternehmens triumphieren könnte. Der neue Mitarbeiter darf sicherlich sein selbstbewusstes Naturell zum Ausdruck bringen, er sollte sich aber davor hüten, alle bestehenden Prozesse und Arbeitsweisen seiner Kollegen und Mitarbeiter anzuzweifeln.

Erster Schritt: Zuhören und Interesse zeigen

Gerade erfolgreiche Führungskräfte wissen es am besten. Zuhören schafft Vertrauen. Engagierte Mitarbeiter wollen gehört werden und kommunikativ können Neueinsteiger vor allem durch aufmerksames Zuhören eine wichtige Vertrauensbasis schaffen. Allerdings haben gerade Führungskräfte oder Angestellte in überwachenden Funktionen einen entscheidenden Nachteil. Sie bleiben in erster Linie Fremdkörper, denen man lieber nicht alles erzählt. Die Angst vor Rationalisierung oder höherer Arbeitsbelastung bleibt omnipräsent. Deshalb wird sich der alteingesessene Mitarbeiter dafür hüten, „dem Neuen“ zu viele Details über seine Arbeitsweisen zu erzählen. Er wird sich mitunter sogar dumm stellen und den Informationsaustausch absichtlich verweigern. Deshalb sollte die Kommunikation zwischen dem Mitarbeiter und der neuen Führungskraft durch aufmerksames Zuhören und dem Stellen von Fragen Vertrauen schaffen und kein Aushorchen sein. Der Mitarbeiter wird es schätzen, dass hier jemand vor ihm sitzt, der sich für seine Tätigkeiten und den damit verbundenen Problemen interessiert.

Zweiter Schritt: Informationen austauschen

Wenn ein Mitarbeiter zulässt, dass die neue Führungskraft durch seine Kommunikationsbereitschaft Wissen aufbaut, dann muss diese Bereitschaft auch belohnt werden. Leider vergessen viele Führungskräfte, dass auch Mitarbeiter gerne über Veränderungen der Unternehmensprozesse informiert werden möchten. Erfolgreiche Kommunikation und das Erarbeiten eines intakten Vertrauensverhältnisses basieren immer auf gegenseitigem Informationsaustausch. Je persönlicher dieser Austausch stattfindet, desto höher wird die gegenseitige Wertschätzung sein.

Dritter Schritt: Beratung mit Mitarbeitern als Mittel der Wertschätzung

Der Controller in meinem Beispiel hätte gut daran getan, etwas weniger großspurig aufzutreten und zuerst auf das bestehende Wissen der Mitarbeiter zurückzugreifen. Auch die neue Führungskraft sollte während ihrer Karriere kontinuierlich auf diesem Wissen aufbauen. Es wird sich meistens beweisen, dass der Rückgriff auf bestehendes Wissen nur ein Vorteil für das gesamte Unternehmen sein kann. Der Mitarbeiter erfährt zudem die Wertschätzung für seine Person und seine langjährige Erfahrung. Er spürt das große Vertrauen, das in ihn gesetzt wird und die neue Führungskraft behält trotzdem die kommunikative Kontrolle bei unternehmensrelevanten Entscheidungen.

Leider beobachte ich, dass auch in unserer Unternehmenskultur das aktive Zuhören immer mehr verloren geht. Der persönliche Mittteilungsdrang und die einseitige Kommunikation – die Botschaft ohne Möglichkeit zur Reaktion – haben sich auch in unserem hektisch gewordenen Arbeitsalltag zusehends durchgesetzt. Darüber jedoch in einem anderen Beitrag etwas mehr. 

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„Keine Zeit zum Lesen“ – Über die gescheiterte Unternehmensinformation“

Ich habe bereits über die E-Mail-Kommunikation und ihre Vor- und Nachteile in anderen Beiträgen geschrieben. Heute erzähle ich von meinen Beobachtungen bezüglich Informationsvermittlung mit E-Mail. Relevante Informationen wurden vor der digitalen Zeit mit dem sogenannten „Schwarze Brett“ kommuniziert. Einige Firmen haben dieses Brett immer noch in Verwendung damit auch Mitarbeiter, die nicht über E-Mail-Zugang verfügen, informiert werden können. Aber die Infotafel übermittelt Nachrichten, die von den Empfängern aktiv bezogen werden. Darin liegt ein wesentlicher Unterschied zur E-Mail-Nachricht, der aber leider sehr oft unterschätzt wird.

E-Mail verschlingt relevante Informationen

Der altbackene Bürokrat der Neuzeit kennt das. E-Mails spülen täglich das Postfach voll und warten darauf, nach Bearbeitung in die erledigten Tasks zu wandern. Ständige Erreichbarkeit soll hier erzielt werden und die Verfügbarkeit selbst gewährleistet, dass auch Unternehmensinformationen schnell und einfach mittels E-Mail kommuniziert werden. Dabei wird oft vergessen, dass E-Mail heute in erster Linie zum Werkzeug funktionalisiert wurde. Die Flut der zu bewältigenden Nachrichten selbst verhindert bereits, dass E-Mail-Botschaften heute noch genügend Aufmerksamkeit erhalten, um auch als relevante Unternehmensinformationen wahrgenommen zu werden. Der massive Umgang mit E-Mail entschuldigt deshalb unsere fehlende Wahrnehmung relevanter Informationen. Die Auswirkungen lassen sich anhand zahlreicher Beispiele belegen.

Keine Zeit zum Lesen

Ein praktisches Beispiel: In einem Unternehmen werden Personalstrukturen verändert. Damit auch alle Mitarbeiter möglichst schnell über diese Änderungen informiert werden, bietet sich ein E-Mail-Flyer geradezu an. Kurze Zeit später stellt sich heraus, dass nahezu kein Empfänger die Information wahrgenommen hat. Warum? Die meisten Arbeitnehmer selektieren ihre Nachrichteneingänge nach Prioritäten. Unternehmensinfos liegen in dieser Prioritätenliste an hinterer Stelle, weil sie nicht zu den Botschaften gehören, die auch bearbeitet werden müssen.

Der ausgelastete Empfänger von E-Mails opfert keine Arbeitszeit, um Mails zu lesen, die keine Reaktionen erfordern. Das ist eine völlig natürliche Haltung über die sich der Sender von Infomails nicht wundern darf. Die Frage, die sich der Nachrichtensender stellen muss, lautet daher: Wie kann ich die Aufmerksamkeit für meine Informationen bei den Empfängern erreichen?

Altbewährtes wirkt am Längsten: Die persönliche Kommunikation

Wichtige Informationen werden am wirkungsvollsten wahrgenommen, wenn sie persönlich übermittelt werden. Der Aufwand für persönliche Kommunikation ist dabei unwesentlich höher: Die Geschäftsführung informiert die Abteilungsleitung und die Abteilungsleiter informieren ihre Mitarbeiter in Form einer kurzen Zusammenkunft über relevante Neuerungen.

Die persönliche Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter fördert zudem das gegenseitige Vertrauen und gewährleistet die Aufmerksamkeit der Botschaftsempfänger. Die E-Mail-Botschaft kann in dieser Hinsicht lediglich eine Protokollfunktion erfüllen und ist die schriftliche Form einer relevanten Information, die zwar bestenfalls dokumentiert, in den seltensten Fällen jedoch aufmerksamkeitserregend und wirkungsvoll informiert.

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Über die machtlosen Codes im Arbeitszeugnis

Oft wird von einem Mitarbeiter, der sich für eine neue Stelle bewirbt, ein Arbeitszeugnis verlangt. Offensichtlich ist dieses für manche Arbeitgeber wichtig. Der Empfänger solcher Beurteilungen wird zwar immer wieder mit „versteckten Codes“ konfrontiert, aber bereits die Enthüllung dieser Codes macht das Arbeitszeugnis eigentlich wertlos.

Die entmachteten Codes

Auch ein Arbeitszeugnis unterliegt einer bestimmten Struktur und einer durchgängigen Dramaturgie. Wie diese Struktur auszusehen hat, kann genauso zahlreich im Web nachgelesen werden, wie die versteckten Codes, vor denen sich der Arbeitnehmer hüten sollte. Dem Internet sei Dank kann daher jeder von uns seine Beurteilung anhand von Checklisten prüfen und feststellen, welche Botschaft der Aussteller tatsächlich sendet. Aber wie mächtig sind versteckte Codes dann eigentlich noch? Das Internet hat diese Codes längst enttarnt und deshalb sind sie heute gegen einen informierten Arbeitnehmer machtlos. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seinem Mitarbeiter ein ordentliches Arbeitszeugnis auszustellen und er darf dabei keine offensichtlich negativen Beurteilungen konstatieren. Kein Wunder also, weshalb sich überhaupt codierte Formulierungen etablieren konnten.

Die Codes in den Zeugnissen sind eigentlich nichts anderes als eine versteckte Kommunikationsform zwischen Arbeitgebern. Lange Zeit war sie dem Arbeitnehmer nicht bekannt aber heute sind die Codes hauptsächlich Mittel zum Zweck. Ohne sie hätte der Arbeitgeber keine Chance, eine für ihn vertretbare und rechtlich legitime Bewertung auszustellen. In dieser Hinsicht ist die Funktionalität der Codes also noch intakt. Geheim sind sie jedoch schon lange nicht mehr und genau darin liegt die Möglichkeit für Arbeitnehmer, auch die Funktionalität der Codes zu entmachten.

Ein unmoralisches Angebot

Wie ich bereits oben erwähnte, bleibt das Verfassen eines Arbeitszeugnisses eine komplexe und höchst verantwortungsvolle Aufgabe. Viele Arbeitgeber wälzen diese Verantwortung deshalb ab oder noch schlimmer, verlangen vom scheidenden Mitarbeiter die Beurteilung selbst zu schreiben. Warum sollte sich der Chef auch zusätzliche Arbeit aufhalsen und ein Zeugnis über eine Person ausstellen, die in Kürze sein Unternehmen verlässt? Und wie soll ein Arbeitnehmer mit diesem „unmoralischen Angebot“ umgehen? Ich sage es offen heraus: “Ein selbst geschriebenes Arbeitszeugnis ist in jedem Fall besser als ein unmotiviert geschriebenes und fehlerhaftes Zeugnis.” Der Mitarbeiter erhält damit die einmalige Chance, die Codes zu entmachten und sie nach seinem Wohlgefallen zu benutzen.

Keine Angst vor angeblichen Übertreibungen

Bevor man das unmoralische Angebot annimmt und mit dem Schreiben beginnt, sollten noch einige Fragen geklärt sein:

  1. Weshalb bietet mir ein Arbeitgeber an, das Zeugnis selbst zu schreiben?

Die Antwort dürfte in den meisten Fällen klar sein. In einer sehr hektischen und anfordernden Arbeitswelt hat der Arbeitgeber einfach weder Zeit noch Lust, selbst eine aufrichtige Beurteilung zu schreiben. Das verrät uns übrigens auch sehr viel über den Charakter einer Person und wie diese Person zu seinem scheidenden Arbeitnehmer steht.

2. Kann ich alles schreiben was ich will?

Freilich wird der Arbeitgeber vorher lesen, was er unterschreiben soll. Solange Orthographie und Grammatik in Ordnung sind, werden ihm die Inhalte aber wohl eher egal sein.

3. Warum sind dem Arbeitgeber die Inhalte und somit die Beurteilung selbst egal?

Vermutlich wird er selbst auf das Gewissen seines scheidenden Mitarbeiters vertrauen. In aller Regel reflektieren wir eher bescheiden über unsere eigene Persönlichkeit und gerade deshalb ist es wichtig, Selbstvertrauen zu beweisen und auch nicht mit Übertreibungen zu sparen. Schließlich geht es um eine Bewertung, die ausschlaggebend für den weiteren Karriereverlauf sein könnte und um die sich der verantwortliche Arbeitgeber nicht kümmern möchte.

4. Wie sollte das Arbeitszeugnis aussehen.

Die Strukturen sind im Web zahlreich publiziert. Die negativen Codes können entmachtet werden, indem man sie einfach umgeht. Auch dazu gibt es bereits im Web zahlreiche Publikationen. Deshalb sollte man auch stets Superlative verwenden und mit Eigenlob nicht sparen, wenn es darum geht, die Bestnote zu erreichen. Wer in Orthographie und Grammatik nicht sicher ist, sollte unbedingt von einer kompetenten Person Korrekturlesen lassen.

Achtung vor übertriebenen Fachkompetenzen

Ich vermute, dass es heute sehr viele dieser unmoralischen Angebote gibt. Sie sind auch dem zukünftigen Arbeitgeber bekannt und er wird deshalb sehr aufmerksam das Arbeitszeugnis mit den anderen Bewerbungspapieren vergleichen. Ein Tausendsassa ist immer verdächtig, weshalb man sich hüten sollte, übertrieben hochgelobte Fachkompetenzen aus dem Arbeitszeugnis in Widerspruch zu den anderen Bewerbungsunterlagen zu setzen. Die sozialen Kompetenzen sind während einer Bewerbung hingegen nicht so einfach überprüfbar. Hier gilt das Arbeitszeugnis, das in diesem Fall aus derselben Hand stammt, als wichtiger Entscheidungsträger. Und genau darin liegt die Möglichkeit mit den Codes zu arbeiten und diese für sich selbst arbeiten zu lassen.

Die entmachteten Codes im Arbeitszeugnis können eine große Chance für scheidende Arbeitnehmer sein, aber bitte immer daran denken: Auch ein zukünftiger Arbeitgeber wird einen Täuscher sehr schnell enttarnen und dann sehr wohl entscheiden, ob er das neu begonnene Arbeitsverhältnis längerfristig fortsetzen möchte.

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